مدیریت موجودی کالا و نقش آن در فروشگاه های اینترنتی

تا پیش از این، انبارداری مغازه‌های فیزیکی به چک کردن محصولات در انبار توسط انباردار و اطلاع به سرپرست فروش خلاصه می‌شد. اما با توسعه کسب و کارهای دیجیتال و گسترش فضاهای آنلاین فروشگاهی، انبارداری به یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین موضوعات فضای فروش مجازی تبدیل شده است. انبارداری در این حوزه که بیشتر با عبارت «مدیریت موجودی کالا» نام برده می‌شود، نمونه‌ای دیجیتال از همان انبارداری کلاسیک است. با این تفاوت که نیازمند دقت و توجه بیشتری نسبت به نوع کلاسیک آن است. در این مطلب از پادرو همراه ما باشید تا همه آنچه باید درباره مدیریت موجودی کالا، برنامه‌ریزی سفارشات و کنترل موجودی بدانید را برای شما شرح دهیم.

مدیریت موجودی کالا چیست؟

مدیریت موجودی کالا به بیان ساده یعنی مدیران کسب و کارها بدانند در چه زمانی باید چه تعداد محصول تامین کنند تا پروسه‌ فروش در هیچ برهه‌ای ناقص نماند. در فروشگاه‌های آنلاین کار کمی پیچیده‌تر خواهد بود، زیرا گردانندگان فروشگاه‌های اینترنتی باید بدانند چه تعداد از محصولات را باید در زمان‌های مقرر شده در انبار خود داشته باشند تا پروسه فروش به مشکل برنخورد.

همچنین در فروشگاه‌های آنلاینی همچون فروشگاه اینترنتی صنایع دستی صاحبان کسب و کار باید بتوانند تامین و کنترل مواد اولیه را نیز برنامه‌ریزی کنند. زیرا مواد اولیه تولید محصولات نیز می‌تواند پروسه فروش و تامین به موقع کالا را، دچار اختلال کند.

برنامه ریزی برای موجودی کالا آنچنان که به نظر می‌رسد ساده نیست، بنابراین در این راه باید از افراد واجد صلاحیت و یا ابزارها و برنامه‌های موجودی کالا بهره گرفت. به‌علاوه، باید در نظر داشت که احاطه بر کنترل و تامین موجودی کالای صددرصدی هیچ‌گاه اتفاق نخواهد افتاد اما افراد با توجه به اهمیت مدیریت موجودی کالا و کشف راه‌حل‌ها می‌توانند تا حد بسیار زیادی این پروسه را بهبود ببخشند.

اهمیت مدیریت موجودی کالا

همان‌طور که گفتیم مدیریت موجودی کالا می‌تواند به ثبات فروش و اطمینان از تکمیل پروسه خرید و رضایت مشتری کمک بسیار زیادی کند. در ادامه اهمیت سیستم مدیریت موجودی کالا را در بخش‌های مختلف مورد بررسی قرار می‌دهیم.

۱. تخمین و محاسبه دقیق موجودی کالا

محاسبه و ارزیابی موجودی کالا و سیستم حسابداری دقیق به شما می‌گوید در یک پروسه زمانی مشخص (مثلاً هر سه ماه یکبار یا تا آخر سال) چقدر موجودی محصول در انبار دارید و با اطمینان خاطر تا چه درصدی از موجودی‌ را می‌توانید به فروش برسانید.

۲. جلوگیری از کم‌فروشی و انباشت محصول در انبار

همان‌طور که بیش از موجودی فروختن می‌تواند به کسب و کار شما آسیب جدی برساند، کم فروختن و انباشته شدن محصول در انبار نیز می‌تواند تبعات منفی برای کسب و کار شما به همراه داشته باشد. ماندن محصول اضافی در انبار برخی اوقات به دلیل قیمت‌گذاری غلط و به اصطلاح گران فروختن و گاهی اوقات به دلیل عدم تبلیغات و برگزاری جشنواره‌های فروش است.

یکی از اصلی‌ترین آسیب‌هایی که این پارامترها متوجه کسب و کار شما خواهد کرد، منقضی شدن و یا از مد افتادن محصولات در کنج انبارها است.

همچنین انباشت محصولات در انبار باعث راکد شدن فضای بده بستان کسب و کار شما خواهد بود. به‌‌طور مثال اشغال شدن بخش عمده‌ای از یک انبار و در نتیجه انباشت سرمایه، شما را از خرید محصولات جدید باز داشته و احتمالاً اگر محصول درون انبار شما دارای تاریخ انقضا باشد، آن را با خطرات و تبعات خطرناکی روبه‌رو خواهد کرد.

به‌علاوه، کمبودها و ناقصی‌های بخش انبارداری کم‌کم مشتریان وفادار شما را از دنبال کردن فروشگاه شما بازداشته و دلسرد می‌کند. فراموش نکنید مقوله کمیت در کنار سیستم قیمت‌گذاری صحیح، اصولی و معقولانه باعث می‌شود هر روز به تعداد مشتریان وفادار شما افزوده شود.

از سوی دیگر، مدیریت موجودی کالا شما را در خصوص استراتژی‌های فروش مانند جشنواره‌ها، تخفیف‌ها، تبلیغات و… آینده‌نگر می‌کند و به شما کمک می‌کند تا از انباشت محصولات در انبار جلوگیری کنید.

۳. تامین رضایت مشتری وفادار

زمانی که مدیریت موجودی کالا به درستی صورت گیرد، فرآیند ثبت سفارش و ارسال مرسولات در کمترین زمان با سرعت بالا انجام خواهد شد. همان‌طور که می‌دانید در فروش‌های اینترنتی «ارسال فوری» یک امتیاز بزرگ محسوب شده و معمولاً کسب و کارهایی موفق‌ترند که در کمترین زمان ممکن سفارشات مشتری را با کیفیت بالا به دست‌شان برسانند.

در این صورت مشتری شما به یک مشتری وفادار تبدیل خواهد شد که علاوه بر اینکه از لحاظ اقتصادی به شما سود می‌رساند، در آینده در قالب سفیر معرفی برند شما نیز عمل خواهد کرد.

۴. جلوگیری از تاخیر در ارسال محصولات

تاخیر در ارسال سفارشات و عدم تحویل به‌موقع کالا و خدمات یکی از اصلی‌ترین مواردی‌ست که می‌تواند باعث ریزش مشتری و عدم رضایت آنها شود. این موضوع باعث وارد شدن لطمه به بیزینس شما شده و حتی بازاریابی شفاهی و کلامی بین مشتریان را نیز تحت تاثیر قرار خواهد داد.

همچنین مدیریت موجودی متریال اولیه نیز در محصولاتی که قرار است پس از سفارش تولید شوند، می‌تواند سبب یک چالش عمده برای ارسال به موقع مرسولات شود. فراموش نکنید برای بسیاری از افرادی که خرید به صورت آنلاین را انتخاب می‌کنند، مفهوم زمان و ارسال فوری اهمیت فراوانی دارد.

بنابراین یک وقفه کوچک به دلیل عدم توجه به موجودی کالا می‌تواند سبب ضربه‌های مهلک به بدنه کسب و کار شما شود.

۵. دسته‌بندی محصولات بر اساس میزان تقاضا و فروش

معمولاً در فروشگاه‌های آنلاین تلاش بر این است که لیست موجودی کالا بر اساس نمودارهای فروش و تقاضای مشتریان ثبت شود. این الویت‌بندی محصول در سیستم موجودی کالا می‌تواند تاثیر بسیار زیادی داشته باشد. همچنین این رویکرد منجر به کاهش هزینه‌های انبارداری نیز خواهد شد.

بدین ترتیب شما می‌توانید سرمایه خود را وقف خرید کالاهای ضروری با حاشیه سود چشمگیر کرده و از خرید کالاهایی که قرار است مدت‌ها در انبار بمانند یا منقضی شوند، اجتناب کنید.

مدیریت موجودی کالا در فروشگاه های اینترنتی

همان‌طور که پیش‌تر توضیح دادیم، مدیریت موجودی در فروشگاه های اینترنتی نیز مانند انواع فروشگاه‌های فیزیکی، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. به‌طور کلی شما با پیش‌بینی وضعیت بازار و نیاز مشتریان در موقعیت‌های زمانی و مکانی مشخص، بازخوردها، چرخه عمر محصولات و مدت زمان انقضا، دسته‌بندی محصولات براساس میزان تقاضا و فروش، کنترل میزان موجودی و … می‌توانید اشراف کاملی بر مدیریت موجودی کالا داشته باشید.

اصطلاحات مدیریت موجودی کالا

اگر تا پیش از این سیستم انبارداری فروشگاه‌های فیزیکی به یک چرتکه و دفتر ثبت انباری کوچک خلاصه می‌شد، امروز مدیریت موجودی کالا تبدیل به مقوله پیچیده‌ای‌ همراه با فرمول‌های کنترل موجودی شده است. این سیستم شامل بخش‌های مختلف و فرآیندهای پیچیده‌ای‌ست که شناخت آن نیازمند دانش و اصطلاحات تخصصی است. در ادامه شما را با چند نمونه از این اصطلاحات پرکاربرد در سیستم مدیریت موجودی کالا و انبارداری آشنا می‌کنیم:

صحت موجودی: به زمانی گفته می‌شود که موجودی واقعی انبار با موجودی درج شده در سیستم مطابقت داشته باشد.

متوسط قیمت تمام شده موجودی کالا: شیوه‌ای برای قیمت‌گذاری نهایی براساس تخمین میانگین هزینه‌های تمام شده اقلام.

بارکد اسکنر: یک دستگاه دیجیتال که از طریق بارکد قیمت و مشخصات محصول را برآورد می‌کند. همچنین عملیاتی مانند شمارش کالا، انتخاب محصول و… از طریق این دستگاه انجام می‌شود.

موجودی آغاز دوره‌ای: به تعداد و ارزش اقلام فروش نرفته و در انبار مانده در ابتدای هر دوره حسابداری گفته می‌شود.

هزینه انبارداری و نگهداری کالا: هزینه‌های نگهداری یک محصول از آغاز ورود به چرخه تا زمانی که به مشتری فروخته شده و به دست او برسد.

قیمت تمام شده محصول به فروش‌رفته: تمامی هزینه‌های یک محصول شامل تولید، انبارداری و نگهداری، دستمزد سازنده، بسته‌بندی، ابزار و دور ریز را در بر می‌گیرد. در این هزینه‌ها معمولاً هزینه‌های تبلیغات، وبسایت و واحد فروش در نظر گرفته نمی‌شود.

موجودی پایان دوره: ارزش کالاهایی که در یک بازه حسابداری فروخته نمی‌شوند و در پایان دوره باقی می‌مانند.

موجودی‌های مرده یا از بین رفته: کالاهایی که به فروش نمی‌روند و در مدت زمانی مشخص یا غیرمشخص منسوخ و منقضی شده و از چرخه فروش محصول کنار گذاشته می‌شوند.

سرشماری یا شمارش موجودی‌ها: به معنای شمارش دقیق محصولات و موجودی‌های انبارداری است.

حداکثر موجودی محصول: موجودی کالاها در سیستم انبارداری نبایستی از یک حد مشخص بیشتر شوند. بدین منظور در نرم‌افزار آنلاین انبارداری محصول، یک عدد تعیین می‌شود که در صورت افزایش بی‌رویه آن، اخطار داده می‌شود.

حداقل موجودی محصول: در مدیریت موجودی کالا، تعداد محصولات نبایستی از یک سقف تعیین شده کمتر شوند. بدین منظور در سیستم‌های نرم‌افزاری یک عدد برای هر محصول در نظر گرفته می‌شود.

اول از اولین وارد شده یا First-in-First-out: به معنای این است که بایستی به ترتیب، فروش را از اولین دوره محصولات وارد شده به چرخه آغاز کرد. این امر اهمیت فراوانی در جلوگیری از منقضی شدن و منسوخ شدن محصولات دارد.

زمان‌بندی تجدید کالا یا متریال: به زمانی گفته می‌شود که متریال یا محصولات جدید به چرخه کسب و کار وارد می‌شود.

رسید کالا: برای کالاها در هنگام ورود به انبار رسید انبارداری صادر می‌شود. همچنین در زمان فروش هر محصول نیز یک رسید یا فاکتور فروش به محصول اختصاص داده می‌شود.

واحد انبارگردانی: هر محصول در انبار به صورت فیزیکی شمارش و کنترل می‌شود. همچنین تمهیدات مشخص از قبیل سیستم نگهداری و استفاده از راه‌ها پیشگیرانه از تخریب و فساد در نظر گرفته می‌شود.

سخن آخر

با افزایش علاقه افراد به خریدهای اینترنتی، کنترل موجودی در فروشگاه های آنلاین به یک بحث بسیار مهم تبدیل شده است. برخی از گردانندگان فروشگاه‌های آنلاین هنوز هم این کار را به صورت سنتی انجام می‌دهند که البته دارای معایب بسیاری زیادی است. تخمین‌های غلط، اشتباهات در محاسبه موجودی انبار و مواردی از این دست می‌تواند سبب عدم اعتماد و نارضایتی مشتریان را فراهم آورد. همان‌طور که پیش‌تر هم گفتیم، علاقه‌مندان به خرید آنلاین برای زمان و ارسال فوری محصولات اهمیت فوق‌العاده‌ای قا‌ئل هستند. بنابراین اشتباهات در مدیریت موجودی می‌تواند ضربات مهلکی به بدنه کسب و کار شما و ریزش مشتری وارد کند.

سوالات متداول مدیریت موجودی کالا

مدیریت موجودی کالا در فروشگاه‌های آنلاین به چه صورت انجام می‌شود؟

در فروشگاه‌های اینترنتی مدیریت موجودی کالا با استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی انبارداری موجودی کالا انجام می‌شود. همچنین استفاده از فروشگاه سازهایی مانند پادروشاپ این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد.

مزایای استفاده از مدیریت موجودی کالا چیست؟

استفاده از یک سیستم حسابداری دقیق و موجودی کالا مزایای زیادی دارد. این مزایا شامل پرهیز از انباشت کالا، جلوگیری از منقضی شدن محصول، رضایت و وفاداری مشتری، ارسال سریع و به موقع محصولات، ارزیابی موجودی و ارزش دقیق محصولات، تهیه نمودارهای آماری پرفروش‌ترین، کاهش موجودی راکد و… می‌شود.

مدیریت موجودی کالا چیست؟

کنترل و مدیریت موجودی کالا به معنای ارزش‌گذاری و شمارش دقیق محصولات واقعی در انبار است. در این سیستم سعی می‌شود با توجه به نیاز و تقاضای بازار محصولات در انبار همواره موجود باشند.